Informatización del IPEM (SIGAP)

Toda institución educativa maneja mucho caudal de información referente tanto al Personal Docente, Administrativo, de Maestranza, Alumnos y demás que hacen un aluvión de datos que hasta el momento se venía trabajando de modo gráfico en soporte papel. Llámese Legajos tanto de docentes como de alumnos, y datos referentes a padres, direcciones y demás.

Con la inclusión de las nuevas tecnologías, la Escuela viene generando espacios para poder avanzar al respecto y es por eso que en este año 2011 la cooperadora pudo adquirir un software de gestión administrativa que es importante que vayamos conociendo y desglosando sus características, porque nos tocará trabajar en él para lograr que todo funcione adecuadamente bien.

Este Sistema Informático de Gestión de Alumnos y Personal (SIGAP desde ahora), nos brinda la posibilidad de informatizar la gestión administrativa referente a todo lo que es el ámbito educativo tanto desde el punto de vista docente, preceptoría y secretaría. Estas dimensiones las abarcan en su totalidad y vamos a intentar desglosar sus partes.

El sistema en su totalidad cuenta con una fase de carga de datos, alumnos, padres, personal en su totalidad, etc. Luego, a cada uno de ellos se le asigna un usuario y contraseña de modo que pueda acceder al sistema y gestionar aquello que le es pertinente.

Para los docentes

Por ejemplo un docente con su usuario y contraseña (que debe cambiar la primera vez que entre), puede cargar las notas de sus alumnos incluso desde su propia netbook en la red interna de la escuela, o, en pocos días desde la web desde http://www.ipem224.com.ar . También el sistema le permite ingresar para ver los datos referentes a un alumno en particular, cotejar estadísticas y demás. Después de cargar las notas y al finalizar un trimestre desde el mismo programa el docente genera la planilla que debe presentar, imprimirla, firmarla y entregarla para su posterior verificación.

Preceptoría

Para los preceptores agiliza la carga de datos referentes a la asistencia (que debe hacerlo diariamente), un control sobre las amonestaciones y llamados de atención, alumnos repitientes, salidos y entrados. Es fundamental tener para esto el registro al día con todos estos datos formales para poder llevar un asentamiento coherente con la realidad de los alumnos. El sistema genera al final del trimestre inmediatamente las libretas con las notas de todos los alumnos facilitando la gestión y administración de tan ardua tarea.

Secretaría y Administración

En el ámbito de la secretaría se pueden realizar pases, constancias de estudios realizados, actas volantes, permisos de examen todos generados automáticamente al momento de concluir el año escolar. El sistema además está adaptado para poder levantar la información del último año (sexto año) e inmediatamente transferir la base de datos al Sistema Federal de Títulos para comenzar inmediatamente con la impresión de los mismos. Es posible además generar las planillas de estadísticas con porcentajes de aprobados, reprobados, repitentes, etc., que todos los años hay que enviar como balance final. Desde el mismo además la secretaría puede tener siempre a mano los datos referentes a toda la institución.

Padres y Alumnos

Para los padres el sistema genera también un usuario y contraseña de modo tal que puede acceder desde su casa con conexión a Internet al sistema y poder conocer las notas y progreso de su hijo. De igual modo sucede también para los alumnos que pueden seguir diariamente la carga de datos de sus notas y observaciones desde la web.

Flexibilidad

La flexibilidad del sistema es amplia y es imposible poder abarcar todo en un artículo tan corto. El mismo permite el agregado de módulos que complementan el trabajo como el de las netbooks que en un primer momento no estaban incluidas y que ahora lo pueden hacer, o el de biblioteca que permite llevar un exhaustivo control sobre el material con que se cuenta en la misma, los préstamos, devoluciones y faltantes.

Para ir cerrando la presentación

Como palabras finales es importante tener en cuenta que no muchas veces se nos brinda esta posibilidad. Es una realidad también que todo cambio cuesta, pero si “no es para mal de naides, sino para bien de todos”, es bueno celebrar el momento. Y como decía, va a costar en una primera tentativa, pero desde el momento en que los docentes ya poseen la herramienta (netbook), que tienen referentes en la institución que los van a ayudar en aquello que necesiten, que la cooperadora ha invertido en un sistema que agiliza el trabajo con el apoyo de la dirección del establecimiento, entonces no nos quedan excusas para no adelantar. La matrícula de cada año crece en medida exponencial y el antiguo sistema está quedando obsoleto para los tiempos que corren. Así que debemos aprovechar este momento que seguramente algún día será recordado con anécdotas como otras tantas que pueblan el folklore propio de la institución.